テレワーク導入時の社内規程整備のポイント(実際の規定例文あり)

自宅で作業している写真

新型コロナウイルス感染症の拡大防止に向けて、政府の基本方針においてもテレワークの積極的な活用が呼びかけられていますが、実際にテレワークを導入する場合、どのような手順で進めれば良いのでしょうか?

会社も従業員も安心してテレワークを実施するためのプロセスと、導入に際しての社内規程整備のポイントを確認していきましょう。

そもそもテレワークとは?

テレワークとは「情報通信技術(ICT=Information and Communication Technology)を活用した時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」のこと。Tel(離れて)とWork(仕事)を組み合わせた造語です。

厚生労働省「テレワーク総合ポータルサイト」テレワークの定義より

上記のように、テレワークの区分には3つありますが、今回政府が呼びかけているのは、「在宅勤務」としてのテレワークになります。

テレワーク導入のプロセス

テレワーク導入をスムーズに進めるために、まず何から始めれば?ということですが、次のような手順に沿って進めると良いでしょう。

厚生労働省「テレワーク導入ための 労務管理等Q&A集」より

① 全体方針を決定する

目的を明確にした上で、社内の合意形成を図ることが大切です。今回の政府基本方針による呼びかけに際しては、「新型コロナウイルス感染症の拡大防止に資する」ことが導入目的の一つとなりますね。

② ルールをつくる

いざ、テレワーク導入となっても、ルールが明確でなければ従業員も安心してテレワークを実施できません。対象者は?労働時間は?給与は?在宅勤務時の通信費の負担は?など。会社としてルールを定めて明示することが、スムーズな運用につながります。

※テレワーク導入時の社内規程整備のポイントについて、次項で詳しく解説します。

③ ICT環境をつくる & セキュリティ対策をする

テレワーク実施に際しては、利用するデバイスやツールを選択し、その形態やツールが持つ課題に合わせてセキュリティ対策をする必要があります。テレワーク導入時のセキュリティ対策については下記サイトにQ&Aがまとめられています。

参考)厚生労働省「テレワーク総合ポータルサイト」 情報セキュリティと情報システムに関するQ&A

④テレワーク実施

テレワーク導入後も、一定期間ごとにテレワーク勤務の課題や問題点を確認し、運用の改善を図っていくことが大切です。社内アンケートや満足度調査が一つの方法となるでしょう。

就業規則に定めるべき事項

テレワーク導入にあたり、就業規則など社内規程を変更しないといけないのか?という質問が多くあります。答えは場合によってNoとも言えますが、基本的にYesです。

例えば、トライアルとして、社内の現行制度やルールを維持したまま試行導入し、少しずつ対象者・対象業務・実施頻度等のルールを決めて対象範囲を拡大していくという方法もありますが、社内制度としてテレワークを本格導入するのであれば次のポイントに沿った社内規程整備が必要となります。

①テレワーク(在宅勤務)を命じることに関する規定

(規定例)

第〇条 (人事異動)

会社は、業務上必要がある場合に、従業員に対して就業する場所及び従事する業務の変更を命ずることがある

2 会社は、業務上必要がある場合に、従業員を在籍のまま関係会社へ出向させることがある。

3 前2項の場合、労働者は正当な理由なくこれを拒むことはできない。

4 第1項の規定により従業員を在宅勤務させる場合の労働条件については本就業規則ならびに別途定める在宅勤務規程によるものとする。※

(※在宅勤務規程を別途定める場合)

テレワーク(在宅勤務)は労働条件にかかわる事項のため、在宅勤務させる場合がある旨は就業規則本体に掲載するのが望ましいでしょう。

また、就労の開始時からテレワークを行わせる場合は、労働契約締結時にテレワークを行う場所を明示(労働条件通知書や労働契約書に明示)する必要があります。(労基法第15条)

採用後にテレワークを予定している場合も、自宅やサテライトオフィス等、テレワークを行うことが可能な就業場所を労働契約締結時に明示(労働条件通知書や労働契約書に明示)することが望ましいでしょう。

②在宅勤務用の労働時間を設ける場合、その労働時間に関する規定

テレワーク導入にあたり、新たに労働時間制度を設ける場合、その労働時間に関する規定を就業規則に明記する必要があります。

テレワークと相性の良い労働時間制として、フレックスタイム制があります。

例えば、従業員の都合に合わせて、始業や終業の時刻を調整することや、オフィス勤務の日は労働時間を長く、一方で在宅勤務の日の労働時間を短くして家庭生活に充てる時間を増やす、といった運用が可能です。

※テレワーク導入にあたり労働時間制度を変更しない場合は就業規則の変更は不要です。

③通信費などの負担に関する規定

(規定例)

第〇条 (在宅勤務時の費用負担)

在宅勤務時に会社が貸与する情報通信機器を利用する場合の通信費は会社負担とする。

2 在宅勤務に伴って発生する水道光熱費は在宅勤務者の負担とする。

3 業務に必要な郵送費、事務用品費、消耗品費その他会社が認めた費用は会社負担とする。

4 その他の費用については在宅勤務者の負担とする。

テレワークに要する通信費等の費用について、会社と従業員のどちらかが負担するか、予め十分に話し合い、就業規則等に定めておくことが望ましいでしょう。

特に、情報通信機器等の費用を従業員に負担させるような場合は、就業規則に規定しなければなりません。(労基法第89条第5号)

なお、就業規則の作成・届出義務がない会社(従業員が常時10人未満の場合)では、上記①~③について労使協定を結んだり、労働条件通知書で労働者に通知したりすることが望ましいでしょう。

テレワーク導入時の社内規程整備の方法は2つ

テレワーク導入時の社内規程整備に関しては、就業規則本体にテレワーク勤務に関する規定を盛り込む方法と、新たに在宅勤務規程等を作成する方法があります。

いずれの方法をとるかは個々の会社の判断になりますが、在宅勤務規程としてテレワークに関する規定をまとめたほうが、ルールとしてはより分かりやすいものになります。

テレワークに関する服務規律や給与等の規程例は厚生労働省モデル「テレワーク就業規則」をご参照ください。

届け出と周知を忘れずに

就業規則を変更した場合、また在宅勤務規程等を新たに作成した場合は、就業規則変更届と労働者の過半数の代表者の意見書とともに所轄労働基準監督署へ届け出が必要です。また、変更後の就業規則は、従業員に周知することが義務付けられています。

POINT
在宅勤務規程等、テレワークに関する勤務規程は就業規則の一部とされています。

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(参考URL)

厚生労働省「テレワーク総合ポータルサイト」
https://telework.mhlw.go.jp/qa/

厚生労働省「テレワーク導入ための労務管理等Q&A集」
https://work-holiday.mhlw.go.jp/material/pdf/category7/02.pdf

厚生労働省「新型コロナウイルスに関するQ&A(企業の方むけ)」https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/kenkou_iryou/dengue_fever_qa_00007.html#Q1

著者:小林 眞理
株式会社KiteRa 社会保険労務士